"Was zählt alles zu den Reisekosten?"

"Zu den Reisekosten gehören vier Gruppen: Fahrtkosten (Pkw, Bahn, Flug, ÖPNV), Verpflegungsmehraufwand (über gesetzliche Pauschalen), Übernachtungskosten und Reisenebenkosten (z. B. Parken, Maut, Gepäck, beruflich veranlasste Telefonkosten). Voraussetzung ist eine beruflich oder betrieblich veranlasste Auswärtstätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte."

"Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026?"

"Im Inland gelten 28 € für einen vollen Kalendertag (24 Stunden abwesend) und 14 € für einen Tag mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit sowie für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen. Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten, wird gekürzt: Frühstück um 5,60 €, Mittag- und Abendessen um je 11,20 €."

"Was kann ich pro Kilometer absetzen?"

"Nutzt du für eine Dienstreise deinen eigenen Pkw, kannst du pauschal 0,30 € je gefahrenem Kilometer ansetzen (Hin- und Rückweg). Alternativ sind die tatsächlichen Kosten möglich, was aber einen Nachweis der Gesamtkosten erfordert. Bahn, Flug und ÖPNV werden mit den tatsächlichen, belegten Kosten angesetzt."

"Wie lange gilt die Verpflegungspauschale?"

"Die Verpflegungspauschale kann für dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte nur für die ersten drei Monate angesetzt werden (Drei-Monats-Frist). Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang."

"Brauche ich für Reisekosten Belege?"

"Für Fahrt-, Übernachtungs- und Nebenkosten ja – hier zählen die tatsächlichen, belegten Beträge. Die Verpflegungspauschalen bekommst du dagegen ohne Einzelnachweis, du musst aber Datum, Dauer und Anlass der Reise dokumentieren. Belege dürfen digital erfasst und aufbewahrt werden, sofern die Speicherung GoBD-konform ist."

"Können auch Angestellte Reisekosten absetzen?"

"Ja. Erstattet der Arbeitgeber die Reisekosten nicht (oder nur teilweise), kannst du sie als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Selbstständige setzen sie als Betriebsausgaben an. Doppelt – also erstattet und abgesetzt – geht nicht."

Reisekosten absetzen 2026: Fahrtkosten, Verpflegung, Übernachtung

Wer beruflich unterwegs ist, kann die Kosten dafür von der Steuer absetzen – oft mehr, als viele denken. Der Haken ist derselbe wie beim Bewirtungsbeleg: Das Finanzamt erkennt Reisekosten nur an, wenn Anlass, Dauer und die einzelnen Kosten sauber dokumentiert sind. Dieser Ratgeber zeigt, was 2026 gilt und wie du nichts verschenkst.

Was sind Reisekosten?

Reisekosten entstehen bei einer beruflich oder betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeit – also überall dort, wo du außerhalb deiner ersten Tätigkeitsstätte (in der Regel dein fester Arbeitsplatz) tätig wirst. Sie teilen sich in vier Gruppen: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.

Fahrtkosten absetzen

Für die Anreise mit dem eigenen Pkw kannst du pauschal 0,30 € je gefahrenem Kilometer ansetzen (Hin- und Rückfahrt zählen) – ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Autokosten. Alternativ sind die tatsächlichen Kilometerkosten möglich, was aber eine Gesamtkostenrechnung voraussetzt.

Für Bahn, Flug, Mietwagen und ÖPNV gelten die tatsächlichen, belegten Kosten. Genau hier zählt jeder Beleg – vom Bahnticket bis zur Tankquittung.

Verpflegungsmehraufwand: die Pauschalen 2026

Für die Verpflegung bekommst du Pauschalen – ohne dass du einzelne Restaurantrechnungen einreichen musst. Im Inland gelten 2026:

28 € für einen vollen Kalendertag (24 Stunden abwesend),
14 € für einen Tag mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit,
14 € jeweils für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen.

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten: Übernimmt der Arbeitgeber oder der Veranstalter eine Mahlzeit, wird die Pauschale gekürzt – um 5,60 € fürs Frühstück und um je 11,20 € für Mittag- und Abendessen.

Drei-Monats-Frist: Für dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte gibt es die Verpflegungspauschale nur für die ersten drei Monate. Erst eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu.

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten setzt du mit den tatsächlichen Kosten laut Hotelrechnung an. Ist das Frühstück im Preis enthalten und nicht separat ausgewiesen, wird der Übernachtungsbetrag pauschal um 5,60 € (Inland) gekürzt – das Frühstück läuft dann über die Verpflegungspauschale.

Reisenebenkosten

Oft übersehen, aber voll absetzbar: Parkgebühren, Maut, Gepäckaufbewahrung, beruflich veranlasste Telefon- und Internetkosten sowie Eintritts- oder Teilnahmegebühren. Auch hier gilt: nur mit Beleg.

Angestellte oder Selbstständige – wer setzt was an?

Selbstständige buchen Reisekosten als Betriebsausgaben.
Angestellte machen sie als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend – aber nur, soweit der Arbeitgeber sie nicht steuerfrei erstattet hat. Doppelt geht nicht.

Reisekosten unterwegs digital erfassen

Das eigentliche Problem ist nicht die Rechnung, sondern der Zettel, der bis zur Steuererklärung überlebt. Genau dafür ist meinBeleg gemacht: Tankbeleg, Parkschein oder Hotelrechnung direkt vor Ort fotografieren, Betrag und Datum werden automatisch erkannt, alles bleibt GoBD-konform in Deutschland gespeichert. Am Jahresende exportierst du die Reisekosten sauber für die Steuerberatung – ohne Schuhkarton.

Stand: 2026. Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung. Für deinen Einzelfall gilt die Auskunft deiner Steuerberaterin oder deines Steuerberaters.